Ausschreibungen sind kein Preisschild
– sondern ein Reifegradtest
Als Beratung für Customer Service dürfen wir immer wieder Ausschreibungen für unsere Auftraggeber durchführen, um einen geeigneten externen Dienstleister für ihre Organisationen zu finden. Dabei haben wir immer wieder unterschiedliche Ausgangslagen und sehen unterschiedliche Anbieter – aber es sind immer die gleichen Faktoren, die über den Erfolg einer Ausschreibung entscheiden.
Einige davon möchte ich teilen, weil sie aus unserer Sicht über diese konkreten Projekte hinaus relevant sind.
1. Strukturiertes Vorgehen ist kein Formalismus, sondern Effizienztreiber
Ausschreibungen scheitern selten an mangelndem Marktangebot, sondern in aller Regel an unklarer Struktur. Wer beispielsweise nicht sauber zwischen Vorbereitung, Auswahl, Entscheidungsprozess und Verhandlungen trennt, produziert Reibung – intern wie extern.
Der Aufwand wird größer und dabei das Ergebnis schlechter. Ein klar definiertes Vorgehen spart Zeit, reduziert Rückfragen und erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote signifikant.
2. Tiefe Vorbereitung entscheidet über die Qualität der Ergebnisse
„Wir wissen schon, was wir wollen“ reicht nicht.
Wirklich belastbare Ausschreibungen entstehen erst, wenn Anforderungen konsequent durchdacht und operationalisiert sind:
- Welche Leistungen werden heute tatsächlich benötigt – und welche nur historisch mitgeschleppt?
- Wo liegen die kritischen Pain Points im operativen Betrieb?
- Welche KPIs sind erfolgskritisch und welche nur „nice to have“?
Je präziser diese Fragen beantwortet sind, desto besser wird die Qualität der eingehenden Angebote – und desto geringer das Risiko späterer Enttäuschungen.
Tipp: Genau dafür haben wir unser Dienstleistersteuerungsmodell entwickelt. Das begleitet uns in jeder Ausschreibung von der ersten Minute bis zur Unterschrift. Der Control Tower gibt allen Beteiligten Klarheit und Struktur, um den Prozess erfolgreich zu mache.
3. Enge Abstimmung mit dem Einkauf ist ein Muss, kein Nice-to-have
Ein wiederkehrender Erfolgsfaktor ist immer wieder die frühe und enge Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung.
Nicht erst bei Vertragsdetails, sondern bereits bei:
- Ausschreibungsdesign
- Zeitplanung
- Gewichtung von Preis vs. Leistung
- Klärung rechtlicher und kommerzieller Leitplanken
Ausschreibungen, bei denen Fachbereich und Einkauf an einem Strang ziehen, sind schneller, belastbarer und intern deutlich besser anschlussfähig.
4. Anbieter sind keine Gegner – sondern Spiegel der eigenen Klarheit
Die Qualität der Angebote sagt viel über den Markt aus, aber mindestens genauso viel über die Ausschreibung selbst.
Unpräzise Fragen führen zu Marketingfolien. Klare Anforderungen führen zu belastbaren Informationen. Wer strategische Partnerschaften sucht, sollte auch strategisch ausschreiben.
5. Ausschreibungen sind ein Führungsinstrument
Richtig aufgesetzt, sind Ausschreibungen mehr als ein Beschaffungsprozess.
Sie zwingen Organisationen dazu, Prioritäten zu klären, Entscheidungswege festzulegen und Verantwortung zu übernehmen. Kurz: Sie machen Organisationen reifer.
Fazit:
Ausschreibungen sind kein notwendiges Übel und kein reiner Kostenvergleich. Sie sind ein Test für Struktur, Klarheit und Zusammenarbeit. Wer hier investiert – in Vorbereitung, Abstimmung und Methodik – wird nicht nur bessere Dienstleister auswählen, sondern auch intern gewinnen.
Lassen Sie uns sehr gerne in den Austausch gehen.
